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Stratégie & Marketing

Les clés pour bien (ré)organiser votre agence immobilière

9 septembre 2020

Vous préférez avoir une agence immobilière bien gérée, qui donne des résultats concrets – ou une agence qui va à vau-l’eau, où tout le monde fait ce qu’il veut, et dont rien de bon ne sort ?

Comme dirait l’autre, « la question, elle est vite répondue ».

Qu’on soit indépendant ou franchisé, gérer une agence immobilière, c’est loin d’être simple. Mais il existe des méthodes pour administrer son entreprise avec pragmatisme, reprendre en main son organisation, et démarrer un cercle vertueux de prospection-marketing-prise de mandats.

Aujourd’hui, on vous donne des clés pour (ré)organiser votre agence immobilière, et ainsi préparer votre rentrée comme il se doit !

1. Soyez à l’affût des évolutions du marché et des attentes de vos clients

Le marché immobilier n’est pas immuable : il change. Par conséquent, l’écosystème dans lequel évolue votre agence immobilière est amené à se transformer, avec des effets souvent notables sur la manière dont vous gérez votre business. Un jour, vous pouvez être en situation de monopole sur votre secteur ; le lendemain, vous pouvez perdre des parts de marché face à des concurrents plus audacieux, mieux adaptés aux nouvelles réalités, ou simplement moins chers (à l’image des agences low cost).

Il en va de même des clients, dont les attentes et les besoins ont tendance à évoluer. Vos canaux de communication et vos actions marketing ne seront pas toujours en phase avec eux.

En réalité, ce n’est pas si compliqué de rester à la page : tout est question d’organisation. Vous devez être à l’affût des changements, mettre en place une veille rigoureuse du secteur et du marché, et ne jamais hésiter à sauter dans le train en marche si vous pensez qu’il va dans la bonne direction. On ne peut jamais être certain du résultat, mais ce qui est sûr, c’est qu’une agence immobilière qui stagne a toutes les chances d’être laissée en arrière.

2. Apprenez à bien gérer votre temps

Une bonne organisation d’agence immobilière commence par une bonne gestion du temps. Pas question de se laisser porter et d’attendre que les choses arrivent : il faut (re)devenir l’acteur de son business, prendre les choses en main. Pour cela, il n’y a pas de secret : il est indispensable de planifier, planifier, planifier.

Vous devez bloquer des plages horaires dans votre planning pour la réalisation des tâches quotidiennes – prospection, relationnel, visites, paperasse, etc. Organiser des points d’équipe réguliers afin de distribuer les tâches. Et planifier un maximum de choses en amont, par exemple le vendredi pour toute la semaine qui suit.

Il faut garder en tête que les imprévus représentent environ 20 % d’une journée de travail. Or, il peut sembler frustrant de prévoir 100 choses et de n’en réaliser que 80. Il est donc important de tenir compte des aléas et d’organiser sa journée de façon à pouvoir absorber ces 20 % sans remettre en cause le reste des tâches.

3. Identifiez les éventuels dysfonctionnements et corrigez-les sans attendre

Par manque de temps, ou simplement par optimisme, on a tendance à sous-estimer la gravité des dysfonctionnements au sein d’un système. Mais un problème, même d’apparence futile, doit être pris au sérieux et traité dans les meilleurs délais, au risque de devenir de plus en plus grave et insoluble… et de mettre en péril votre business.

Habituez-vous à identifier les dysfonctionnements et les soucis qui peuvent grever vos efforts, qu’ils soient internes à votre agence immobilière ou externes. Problèmes organisationnels, opérationnels, financiers, humains… Tous méritent d’être pris en charge sans attendre.

Pour faire le point, utilisez la méthode SWOT : celle-ci vise à dégager les forces et les faiblesses de votre agence immobilière, puis à identifier les opportunités et les menaces relatives à l’écosystème dans lequel vous évoluez. Vous pourrez ainsi garder un œil sur ce qui ne va pas et prendre les décisions qui s’imposent, afin d’éviter qu’une situation donnée dégénère.

4. Challengez vos stratégies de prospection d’agence immobilière et de marketing pour toujours avoir un temps d’avance sur vos concurrents

La prospection et le marketing constituent les piliers de votre business : la première vous permet de trouver des prospects vendeurs, le second a pour but de lancer des actions de communication pour convaincre ces derniers de vous confier des biens (et, plus tard, une fois la transaction conclue, de parler de vous à leur communauté). Votre agence immobilière doit donc être organisée autour de ces deux piliers.

Un moyen efficace de fonctionner consiste à challenger sans cesse vos méthodes de prospection et de marketing, de façon à les adapter aux attentes des prospects et de garder un temps d’avance sur vos concurrents. Le dicton « c’est dans les vieux pots qu’on fait les meilleures soupes » ne s’applique pas forcément au monde du commerce : même s’il est pertinent de se reposer sur certains fondamentaux (l’importance du relationnel, la qualité de l’argumentaire), il est néanmoins indispensable de s’ouvrir aux innovations.

Prenez la prospection : les approches les plus récentes (comme la prospection inbound) et les outils les plus innovants (à l’instar d’un logiciel de marketing immobilier) contribuent à optimiser l’efficacité des sessions de prospection commerciale en tirant parti des données locales. Celles-ci aident à une meilleure prise en compte des besoins clients et à la mise en place d’un suivi pertinent des prospects.

Idem pour le marketing. Sans lui, il est simplement impossible de rentrer des mandats qualitatifs. Vous devez mettre au point des actions pertinentes et personnalisées, de manière à toucher votre audience, à faire la promotion de vos services, à suivre vos prospects et à les accompagner jusqu’au bout. Vous devez aussi choyer vos clients existants qui peuvent devenir vos ambassadeurs.

Et ça, c’est toute une organisation à revoir… Mais une organisation qui va changer (pour le mieux) le visage de votre agence immobilière !

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5. Apprenez à déléguer et à demander conseil

En tant qu’agent immobilier/gérant d’agence, vous êtes tenté d’endosser seul les responsabilités et de tout faire par vous-même.

Évidemment, ce n’est pas une bonne façon de fonctionner, car vous ne pouvez pas tout gérer, tout prendre en charge, tout assumer. Vous devez absolument déléguer à vos collaborateurs, et leur laisser un maximum de marge de manœuvre pour prendre des initiatives et se montrer proactifs. Cela vous permettra de libérer votre planning et de soulager votre esprit. Essayez de réfléchir à une organisation pour votre agence immobilière qui mette à contribution les talents et les volontés combinées de vos négociateurs, pour une efficacité redoublée.

Dans le même temps, n’hésitez pas à demander conseil en externe quand vous ne savez pas, que vous n’êtes pas sûr de vous, ou que vous pensez que vos processus métiers peuvent être améliorés. Aucune honte à avoir : s’il y a un expert dans un domaine spécifique autour de vous, pourquoi ne pas profiter de ses lumières ? Vous pourriez en tirer des enseignements précieux, et ainsi optimiser votre business. Par exemple, Facilogi prodigue des formations afin d’accompagner les professionnels dans leur utilisation de ses outils digitaux dédiés à l’immobilier : c’est la meilleure façon d’exploiter lesdits outils à 100 % de leurs capacités.

N’oubliez pas : une bonne organisation, pour une agence immobilière, c’est la clé de la réussite !

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