signature électronique en immobilier
Business immobilier

La signature électronique en immobilier : un levier pour accélérer votre prise de mandats ?

20 avril 2020

Les technologies innovantes font pleinement partie du quotidien des professionnels de l’immobilier. Qu’il s’agisse des solutions d’automatisation, des réseaux sociaux utilisés dans le cadre des actions de communication, ou des outils de visite virtuelle, vous ne pouvez tout simplement plus ignorer les multiples possibilités offertes par ces avancées. Et la signature électronique en fait partie.

Si elle n’est pas nouvelle dans le paysage professionnel, la signature numérique est encore trop peu répandue, la faute à une certaine méconnaissance. De fait, la signature électronique des documents constitue un service à la fois innovant, pratique, attractif et gage d’efficacité pour les agents immobiliers et leurs clients. Il est donc essentiel d’en tenir compte à un moment où l’avenir de la profession est en train de se dessiner.

Alors, qu’est-ce qu’une signature électronique en immobilier ? Quelle est sa valeur juridique ? Quels sont ses avantages ? Peut-elle vraiment servir de levier d’accélération pour votre prise de mandats ? Nous allons tâcher de répondre à toutes ces questions.

C’est quoi, une signature électronique ?

Une signature électronique est une signature dématérialisée, c’est-à-dire réalisée via un support numérique.

Mais attention, il ne s’agit pas d’un simple équivalent sur ordinateur de la signature manuscrite (scannée puis insérée dans des documents préexistants), ni même d’un nom apposé à la fin d’un email (qu’on appelle également « signature », il est vrai).

Non, les choses sont plus complexes que cela. La signature électronique est un procédé technique par le biais duquel une personne (le signataire) utilise un support spécifique (un outil de signature) pour apposer son accord (la signature) sur un document dématérialisé. Cet accord est signifié par un marquage cryptographique qui a la même force probante que l’écrit, et qui, en fonction des outils utilisés, peut s’accompagner d’un système d’horodatage spécifiant la date et l’heure de la signature – une manière de garantir l’intégrité du document signé.

La principale difficulté de la signature électronique réside dans l’identification de la personne qui a signé. C’est le nerf de la guerre.

Quand vous signez un document à l’aide d’un stylo, l’inscription qui en résulte, de par sa forme particulière et constante, certifie votre identité et engage votre responsabilité. Un tribunal peut tout à fait vous opposer votre signature pour démontrer votre responsabilité dans un cas particulier, et il s’avère impossible de contester (si tant est que vous soyez vraiment à l’origine de ladite signature).

Quand vous signez électroniquement, par contre, il est plus difficile de prouver que c’est bien vous, et personne d’autre, qui l’a fait. Pour contourner cet obstacle, il faut obtenir au préalable un certificat électronique prouvant l’identité du signataire, et délivré, dans ce but, par un organisme spécifique qu’on appelle « tiers de confiance », et notamment une « autorité de certification ». Les prestataires de signatures électroniques, qui fournissent les outils adéquats, sont aussi, souvent, des tiers de confiance.

Passons à ce qui vous intéresse directement. La signature électronique en immobilier permet de signer des documents à distance, relatifs à la vente, à l’achat ou à la location, depuis n’importe quel endroit et à tout moment, sans avoir besoin d’en passer par un échange physique. Elle est déjà utilisée pour signer des baux locatifs (résidentiels ou commerciaux), des contrats de gestion, des états des lieux et, bien sûr, des mandats de vente.

Encore peu répandue, la signature électronique en immobilier est pourtant en voie de démocratisation, à mesure que les usages digitaux se libéralisent. En 2018, la loi ELAN a autorisé la digitalisation de plusieurs actes locatifs, à savoir l’acte de cautionnement, le dossier de diagnostics techniques et le règlement de copropriété – des documents qui, auparavant, nécessitaient une intervention manuscrite à un moment donné. En ce qui concerne l’acte de cautionnement, la levée de l’obligation de « mention manuscrite » apposée par le garant permet désormais de signer électroniquement ce document, à condition de s’appuyer sur un mécanisme d’authentification fiable.

Une signature numérique a-t-elle la même valeur juridique que son pendant manuscrit ?

C’est LA question que vous vous posez certainement. Avant même d’imaginer utiliser la signature électronique en immobilier, vous avez besoin de vous assurer de sa légalité et de sa fiabilité. Pas question de faire signer à un bailleur un contrat de gestion pour découvrir, par la suite, que sa signature n’est pas valable juridiquement parlant…

De fait, comme tout ce qui concerne le web, les questions de légalité peuvent sembler complexes et obscures.

En réalité, les choses sont claires : la signature électronique équivaut à la signature manuscrite depuis la loi du 13 mars 2000. Le Code civil (article 1366) le stipule explicitement : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Cela, donc, dès lors qu’il n’existe pas de doute quant à l’identité du signataire, comme le précise l’article 1316-4 : « [la signature électronique] consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». Ce procédé, c’est un certificat électronique délivré par un prestataire de service de confiance qui répond aux exigences de l’autorité nationale, en l’occurrence l’ANSSI. Dans ce cas de figure, toute signature électronique (en immobilier comme ailleurs) est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire.

Par la suite, une réglementation européenne (eIDAS pour « identification électronique et services de confiance pour les transactions électroniques », entrée en vigueur en 2016) est venue apporter des précisions. Le texte impose notamment le principe de non-discrimination, en vertu duquel il n’est pas possible à un tiers de contester l’utilisation d’une signature numérique au seul prétexte de son format. Il décline également trois niveaux de sécurité : simple, avancé et qualifié, en fonction du risque attaché aux documents signés.

signature électronique en immobilier

Quels sont les avantages de la signature électronique en immobilier ?

Nous avons présenté la signature électronique et établi qu’elle a la même valeur que sa version manuscrite. Mais cela n’explique pas en quoi il est intéressant de l’utiliser dans le cadre de votre activité quotidienne, surtout compte tenu des difficultés que vous pouvez rencontrer à obtenir un certificat valide et à implémenter un outil de signature. Ce faisant, il est essentiel d’en analyser les avantages.

Concrètement, l’utilisation de la signature électronique en immobilier permet de gagner un temps précieux sur le traitement des dossiers. D’abord, parce qu’elle autorise des validations d’actes sans nécessiter la présence physique des signataires : quand ceux-ci n’habitent pas sur place, cela évite des déplacements ou des délais relatifs aux envois postaux (allers et retours).

Ensuite, parce qu’elle garantit l’intégrité du document (toute modification ultérieure est enregistrée et donc identifiable) et qu’elle permet, pour cette raison, de se passer de paraphe sur chaque page – une obligation attachée à la signature manuscrite qui allonge souvent les délais.

Enfin, intégrée à un workflow automatisé, elle permet d’accélérer les processus, et pourquoi pas de booster le cycle de vente. Le temps gagné peut être réorienté vers des tâches à plus grande valeur ajoutée pour vos équipes.

La signature électronique en immobilier est également une source notable d’économies. Le coût du traitement d’un compromis de vente est estimé à 150 euros en moyenne (rédaction, impression, acheminement, scan, etc.). Le fait de pouvoir le signer électroniquement réduit grandement les délais impliqués et permet de réaliser des économies sur le matériel (papier, encre) autant que sur les déplacements (carburant). En outre, moins de temps consacré à des tâches administratives à faible valeur ajoutée, c’est aussi une plus grande productivité des équipes, ce qui se traduit par des gains financiers nets.

Un autre aspect intéressant (et important) de la signature électronique en immobilier, c’est sa sécurité, bien plus importante que celle offerte par une signature manuscrite. En effet, une signature numérique est infalsifiable, inviolable, et garantit l’intégrité des documents signés (via un système d’horodatage), ce qui protège des risques d’usurpation d’identité et de modification frauduleuse. De plus, sa traçabilité est d’une grande aide dans le cadre de la lutte contre les risques de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme, compte tenu des obligations auxquelles sont soumis les agents immobiliers (plus de détails à ce sujet dans cet article).

Enfin, la signature électronique en immobilier contribue à améliorer la notoriété de votre enseigne, en donnant de celle-ci une image volontiers dynamique, moderne, innovante, celle d’une agence qui tient compte des avancées technologiques et des besoins exprimés par les consommateurs en matière d’efficacité et de sécurité. C’est aussi une façon de vous positionner en faveur de la protection de l’environnement, car la dématérialisation implique moins de gaspillage de ressources essentielles. Cela aussi, c’est bon pour votre image, et pour votre notoriété locale.

Ce qui fait, au final, de la signature électronique en immobilier un levier d’accélération de prise de mandats, vos clients étant plus susceptibles de vous confier leur projet immobilier. Bien sûr, pour cela, cet outil doit être intégré à une offre plus globale caractérisée par la qualité des services proposés. À elle seule, la possibilité de signer électroniquement des documents ne va pas inciter les vendeurs à vous faire confiance – mais ce pourrait bien être le petit « plus » qui vous distingue de la concurrence.

Dans un avenir proche, il est fort possible qu’une grande majorité des documents soient signés électroniquement, et le secteur de l’immobilier n’a aucune raison d’échapper à cette inéluctable transformation. Cela va dans le sens du progrès, mais un progrès positif, qui conduit à automatiser un maximum de tâches administratives à faible valeur ajoutée, notamment en s’appuyant sur les technologies d’intelligence artificielle. Ce qui permettra aux agents immobiliers de se focaliser sur ce qui compte vraiment : la prospection, le relationnel et l’accompagnement.

En ce sens, la signature électronique n’est qu’une marche parmi d’autres au centre d’un vaste escalier, mais elle mérite qu’on s’y arrête un instant.

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