Comment adapter votre collecte de données immobilières au RGPD ?

RGPD sur la collecte des données

 

Le RGPD ? Même pas peur ! Depuis que vous avez lu notre article consacré à l’arrivée prochaine du Règlement général pour la protection des données, vous savez exactement à quoi vous attendre. Et vous êtes déjà en train de vous y préparer.

Seulement, voilà : le gros morceau de la nouvelle réglementation concerne la collecte et le traitement des données. Dès lors que vous recueillez des informations personnelles au sujet de vos prospects et clients, vous devrez notamment respecter une obligation de consentement. Concrètement, il faudra que vos contacts aient explicitement accepté de vous fournir leurs données personnelles, et cela, en ayant pris connaissance de la manière dont vous comptez les utiliser.

Or, dans le cadre de vos activités immobilières, comment appliquer cette obligation ? Quelles mesures mettre en place pour que le volet RGPD sur la collecte des données soit parfaitement respecté sur l’ensemble des canaux d’acquisition – site web, téléphone, visite en agence, mandat et prospection terrain ?

Voyons cela ensemble !

Les bons réflexes pour respecter le volet RGPD sur la collecte des données

Avant d’entrer dans le vif du sujet, un bref rappel des bons réflexes pour être en conformité avec le RGPD sur la collecte des données dès l’entrée en vigueur du texte, le 25 mai 2018. Pour que tout se passe bien, vous devrez, avant cette date :

Cartographier vos données collectées pour identifier celles qui sont à caractère personnel. Les données existantes devront également être conformes au texte.

Analyser la manière dont ces données sont récoltées : formulaires, emails, prospection terrain, etc. Cela vous permettra de mettre en place les actions adéquates sur les canaux correspondants.

Obtenir le consentement de vos contacts. Un consentement explicite et éclairé, c’est-à-dire donné en toute connaissance de cause. Cela vous contraint à faire preuve de transparence quant à l’usage des données, les buts recherchés et la manière dont elles sont traitées. Enfin (et c’est toute la difficulté du RGPD collecte des données) vous devrez pouvoir prouver ce consentement.

Sécuriser les données collectées. Vous aurez l’obligation de documenter les procédures mises en place pour garantir la protection des données personnelles, à savoir les mesures visant à protéger ces informations contre les risques de perte, de vol (dans le cadre de piratages informatiques, par exemple), de divulgation ou de compromission.

Notez une chose :

Dans l’optique du RGPD collecte des données, il peut être intéressant de limiter votre récolte de données au minimum congru, en privilégiant les informations réellement indispensables pour la gestion de votre relation client.

Des économies sur ce point auront un double avantage : réduire les efforts nécessaires visant à respecter le volet RGPD sur la collecte des données (moins vous avez de données concernées, moins il faut les sécuriser). Et simplifier votre éventuelle opération de migration vers un nouveau logiciel immobilier !

Maintenant que vous avez ces informations en tête, passons à la vraie question :

Comment organiser votre collecte de données dans le cadre du RGPD ?

 

RGPD sur la collecte des données

 

Ce qu’il faut savoir pour adapter vos process à la collecte des données version RGPD

Vous l’avez compris, désormais :

À propos de collecte des données, le RGPD vous contraint à obtenir le consentement de vos prospects et de vos clients.

Cela veut dire deux choses : que toutes les données récoltées à partir du 25 mai 2018 devront se conformer à cette obligation. Et que les données récoltées avant cette date devront également respecter certaines règles !

Consentement de vos prospects et clients : ce que dit le RGPD collecte des données

Dans le détail :

  • Pour ce qui est de vos clients existants. Le volet RGPD sur la collecte des données stipule que le consentement de vos clients déjà en base n’est pas absolument indispensable, mais à une condition : que votre communication soit cohérente. En somme, vos contenus et vos offres doivent être analogues à ceux que vous envoyez d’habitude. Par exemple, si un client acheteur devient plus tard un prospect vendeur et que vous communiquez différemment avec lui, vous devrez recueillir son consentement. Tandis que vous n’aurez pas à le faire s’il s’agit d’une campagne visant un même client toujours vendeur. Dans tous les cas, il vous faudra informer vos clients de l’usage que vous faites de leurs données personnelles, et leur offrir la possibilité de s’opposer à cette utilisation à tout moment.
  • Pour ce qui est de vos prospects. Ici, le volet RGPD sur la collecte des données est très clair : vous devez nécessairement obtenir le consentement de vos prospects, de façon claire et explicite, à la fois sur la récolte elle-même, sur les processus de traitement et sur l’utilisation qui sera faite des données. Dans ce but, vous devrez mettre en place des mesures permettant non seulement de recueillir ce consentement, mais également de le démontrer, via une case à cocher et un mécanisme dit de « double opt-in ». Nous allons détailler tout cela plus loin !

Comprenez bien ce qui se joue ici :

Avec le RGPD collecte des données, c’est la fin des formulations volontairement floues et des cases pré-cochées dans les formulaires, auxquelles les internautes ne font pas attention et qui les oblige à supporter des tonnes d’offres électroniques non désirées.

Vous n’enverrez des contenus et des offres qu’à des prospects ayant dûment accepté de les recevoir !

 

RGPD sur la collecte des données

 

Collecter les données de vos prospects dans le respect du RGPD

Dans ces conditions, la récolte des données personnelles nécessite d’en passer obligatoirement par un mécanisme permettant le consentement – et idéalement, le double consentement. Sauf dans le cadre très spécifique d’un contrat (voir plus bas).

Or, dans la mesure où vos canaux d’acquisition de prospects sont multiples et hétérogènes, dispersés entre les supports digitaux et papier, comment vous assurer que le volet RGPD sur la collecte des données sera bien appliqué ?

  • Sur votre site web. Les formulaires intégrés à vos pages web ne peuvent plus proposer de case pré-cochée. Cette case doit être libre et le visiteur doit la cocher de son plein gré pour signifier son consentement. En outre, certaines mentions obligatoires doivent apparaître dans le formulaire (détaillées un peu plus bas).
  • Via vos emails. Idem pour vos emails, qui doivent intégrer les mentions obligatoires et renvoyer à des landing pages avec une case à cocher.
  • Par téléphone. S’il est aisé de recueillir le consentement des prospects de vive voix, il est aussi plus compliqué de le prouver ! Pour bien respecter le volet RGPD sur la collecte des données, il vous faut donc enregistrer vos conversations téléphoniques (en le signalant en amont à vos interlocuteurs, bien sûr) ou simplement demander une confirmation par email.
  • En agence. Même problématique qu’au téléphone. Le consentement des prospects doit être confirmé par email, sauf si ce contact mène à la signature d’un mandat – voir point suivant.
  • Dans le cadre de la signature d’un mandat de vente ou de recherche. Dans le cas très particulier de la signature d’un contrat entre votre client et vous, le RGPD sur la collecte des données stipule que vous n’avez pas besoin d’obtenir le consentement explicite de la personne : le document contractuel vaut pour acceptation de la récolte et du traitement des données, à condition que mention en soit faite dans ledit contrat. Le client peut exiger que ses données soient effacées une fois le mandat expiré.
  • Sur vos documents print. Vos supports print doivent également porter les mentions obligatoires. Vous pouvez passer par l’envoi d’un email de confirmation.
  • Durant votre prospection terrain. Quand vos agents commerciaux rencontrent des prospects en direct, au gré de leur prospection, il leur faut également obtenir confirmation de leur consentement via un email – sauf si ce premier contact mène directement à la signature d’un mandat !

Insérer les mentions obligatoires au sujet de la récolte et du traitement des données

Le volet RGPD sur la collecte des données vous contraint à obtenir le consentement de vos prospects, quel que soit le canal utilisé.

Au final, sauf dans le cas d’un mandat signé, la meilleure méthode consiste à demander cette confirmation en renvoyant vos prospects vers une page web dédiée, qu’il s’agisse d’un formulaire ou d’une landing page, comprenant un texte détaillant les mentions obligatoires.

Ce texte peut ressembler à ça (ce n’est là qu’un exemple) :

« En remplissant ce formulaire, vous acceptez que l’agence XYZ utilise vos données personnelles dans le but de vous envoyer des contenus et des offres promotionnelles. Vous autorisez l’agence XYZ à vous apporter des informations sur ses services et ses offres, via les données personnelles fournies.

L’agence XYZ s’engage à ne pas communiquer vos données personnelles à des tiers, personnes physiques ou morales, et à assurer leur sécurité conformément au Règlement général pour la protection des données. Elles seront stockées sur le serveur ABC pour une durée de XXX. »

N’oubliez pas de créer une page de remerciement proposant un lien vers une autre page. Sur celle-ci, votre prospect pourra accéder à ses données personnelles, les modifier, ou demander à se désinscrire de votre base de prospects.

 

RGPD sur la collecte des données

 

Pour conserver une trace du consentement de vos prospects, utilisez le « double opt-in » !

Le « opt-in », ça vous dit quelque chose ?

Il s’agit du processus consistant à obtenir le consentement de vos prospects. Le simple fait de proposer une case libre à cocher dans un formulaire, c’est déjà du « opt in ».

Le problème, c’est que ça ne suffit pas pour respecter pleinement les obligations du RGPD collecte des données. Pour cela, vous avez besoin de démontrer que le consentement est réel !

Pour un maximum de sécurité, vous pouvez donc utiliser le mécanisme dit du « double opt-in ». Le principe en est simple : vous demandez à votre prospect de vous confirmer sa décision en cliquant sur un lien envoyé par email, même après qu’il a rempli un formulaire ou qu’il a volontairement laissé ses coordonnées par téléphone. Ce mécanisme, vous l’avez peut-être déjà rencontré en vous inscrivant sur un site Internet.

Mettons qu’un internaute ait rempli le formulaire proposé sur une page de votre site web. Dans les secondes qui suivent, il reçoit un email lui demandant de cliquer sur un lien pour valider son consentement. Cet email nominatif contient les conditions générales d’utilisation des données personnelles, conformément au RGPD collecte des données.

Cette action sera sauvegardée dans un registre ad hoc et vous permettra, notamment, de contrecarrer le peu de sécurité qu’offre la collecte des données en direct (téléphone, prospection, agence).

Voilà comment vous parviendrez à appliquer concrètement le volet RGPD sur la collecte des données, dans le cadre de vos activités d’agence immobilière !

 

The following two tabs change content below.
Après avoir été directeur d'agences immobilières pendant plus de 15 ans, j'accompagne depuis 2008 les professionnels de l'immobilier dans leurs transformations digitales au travers de Facilogi, une agence digitale dédiée à l'immobilier. Je suis spécialisé dans le SEO et l'inbound marketing.

Une Réponse à “Comment adapter votre collecte de données immobilières au RGPD ?”

Laisser une réponse

  • 01 43 53 72 66
  • 18 avenue Jean Jaurès
  • 94220 Charenton le Pont
  • Suivez nous sur :

Facilogi est une agence en communication digitale de l'immobilier. Retrouvez toutes nos solutions et prestations pour les agences immobilières, les succursalistes , les réseaux de mandataires et les constructeurs sur notre site Facilogi.com

Partagez11
Partagez
Tweetez3
+1
Épinglez
14 Partages