5 conseils pour préparer la migration de vos données vers un nouveau logiciel immo

 

Vous envisagez de changer de logiciel immobilier ? Posez-vous la question en amont : comment garantir la migration de vos données (clients, biens, estimations et prospection) ?

Passer d’un logiciel immo à un autre, c’est un peu comme de basculer d’un ordinateur vieillot à une machine récente, beaucoup plus puissante : on risque de se retrouver avec quantité de données non compatibles et de fichiers obsolètes. Vous vous demandez donc ce que vont devenir vos données volatiles – et si vous ne risquez pas d’en perdre une grande partie. Elles sont anciennes, certes, mais elles gardent de la valeur à vos yeux !

Pour éviter que ce transfert de données ne tourne à la catastrophe, nous vous donnons les 5 conseils essentiels pour bien préparer la migration de votre data de votre ancien outil jusqu’à votre logiciel immo flambant neuf !

1. Avant de changer de logiciel immobilier, faites le point sur la validité de vos données

Changer de logiciel immobilier, c’est comme faire un grand ménage dans une maison avant un déménagement : c’est l’occasion de jeter tout ce qui est trop vieux pour faire le voyage !

De la même façon, au moment de changer de logiciel immobilier, ne gardez que les « données de base » en vue de votre migration, la data actualisée, à savoir :

  • Les contacts dotés de données récentes (avec numéros de téléphones fixe et portable, adresse, email, etc. : voyez notre précédent article sur la valeur de vos données dans votre logiciel immo) ainsi que la base prospects de moins d’1 an ;
  • La base de biens : privilégiez les biens actifs, et si vous souhaitez vraiment conserver une liste de bien inactifs, ne gardez rien qui ait plus de 3 ans ;
  • La base de données estimation : maximum 6 mois d’ancienneté pour des clients dont l’intention était de vendre avant d’acheter ; 1 an pour des clients qui souhaitaient acheter avant de vendre ;
  • La base de données prospection : en fonction de vos besoins (et de l’état actuel de votre prospection).

Allez cherchez la « base » de votre base de données, afin de vous encombrer le moins possible au moment du transfert.

 

 

2. Sélectionnez les données réellement indispensables

Après l’ancienneté, il y a la pertinence :

Quelle data vaut la peine d’être exportée puis importée sur votre nouvel outil ? Quelles données méritent de faire le trajet au moment de changer de logiciel immobilier ?

Dans l’optique de migrer vers un nouveau logiciel immo, ne conservez que ce qui vaut réellement la peine, donc tout ce qui permet :

  1. D’effectuer des rapprochements rapides et pertinents entre votre base de biens et votre base de prospects acquéreurs ;
  2. D’exporter aisément et sans pertes de données les annonces de vos biens immobiliers en stock vers les portails web ;
  3. De prendre contact avec le prospect ciblé (pour un achat, une estimation, une vente, une location) avec facilité : coordonnées, points de contact digitaux, profils sociaux, etc.

Au moment de changer de logiciel immobilier, imaginez que vous déménagez d’une agence à une autre et que vous n’avez le droit d’emporter que le strict nécessaire – ce qui vous permettra de travailler dans de bonnes conditions.

Faites la même chose pour votre data : n’emportez que l’essentiel !

3. Optez pour la qualité plutôt que la quantité

La quantité, parfois, c’est une bonne chose. Mais l’accumulation risque toujours de se faire aux dépens de la qualité.

Et la qualité, c’est ce que vous devez viser lors de votre migration. La qualité – et l’efficacité.

Si vous vous préparez à changer de logiciel immobilier, c’est précisément pour aller vers plus d’efficience : avoir un outil plus rapide, doté de plus de fonctionnalités, etc. Vous n’avez donc aucun intérêt à en alourdir l’usage avec un gros paquet de données obsolètes et inutiles, n’est-ce pas ?

Nous vous le disions déjà dans notre article « Pourquoi vous devez régulièrement travailler vos données immobilières » : en matière de base de données, la quantité n’a pas de sens. Mieux vaut avoir 50 prospects « chauds » ou « tièdes » en base, que 5 000 prospects « froids », voire complètement glacés !

En résumé : pour changer de logiciel immobilier, oubliez la quantité, privilégiez la qualité ! C’est sur la qualité de vos données que vous allez asseoir votre expertise, pas sur leur volume.

 

 

4. Préparez-vous en amont pour migrer vers un nouveau logiciel immobilier dans de bonnes conditions

Changer de logiciel immobilier n’est pas de tout repos. Le résultat sera formidable, pratique, efficient – tout ça et plus encore. Mais il ne faut pas se mentir : en attendant, il va falloir mettre les mains dans le cambouis.

La meilleure façon d’y parvenir sans dégât est donc de se préparer suffisamment en amont pour migrer vers un nouveau logiciel immobilier avec un maximum de fluidité.

Il y a notamment une problématique à prendre en compte : la normalisation des données. Celle-ci peut être différente en fonction des logiciels utilisés, ou des diverses versions d’un même logiciel. Même un banal fichier Excel peut en souffrir : si vous essayez d’ouvrir un tableur réalisé sous Office 2002 avec un outil plus récent, vous risquez fort de vous retrouver avec un document qui ressemble à une œuvre de Picasso (sans que ce soit voulu).

Il vous faut donc prendre le temps de bien visualiser les compatibilités, et circonscrire les champs exploitables les plus importants afin de vous assurer qu’ils seront exportés correctement.

 

 

5. Profitez de votre évolution logicielle pour repartir sur de bonnes bases

Tout cela en revient à vous poser une série de questions plus que jamais pertinentes au moment de changer de logiciel immobilier :

Qu’est-ce qu’une bonne data ? À quoi vous servira-t-elle ? Et comment va-t-elle s’inscrire dans votre stratégie commerciale ?

La data a un but : c’est de vous servir. L’inverse n’est jamais vrai.

Pour reprendre un célèbre aphorisme : ne vous demandez pas ce que vous pouvez faire pour la data, mais ce que la data peut faire pour vous.

Ce qui signifie, concrètement, une chose : bien renseignée, correctement intégrée, la data doit être en mesure de vous faire gagner du temps et de vous aider à atteindre les objectifs que vous avez fixés pour votre agence immobilière/réseau immobilier.

80 % de leur temps, vos agents commerciaux vont le passer dehors, avec leurs vendeurs, en train de faire des estimations – et in fine de rentrer des mandats.

Changer de logiciel immobilier, c’est aussi aller vers un outil qui va vous permettre de placer la gestion des données acquéreurs en tâche de fond, afin de libérer du temps à vos agents pour qu’ils puissent poursuivre leur travail de prospection auprès des vendeurs. Ce peut être, par exemple, en automatisant l’envoi d’offres promotionnelles ou les notifications de baisses de prix – le logiciel s’en charge et vous libère pour d’autres tâches.

Autre exemple : l’estimation. Un aspect essentiel de votre business. Là encore, les données jouent un rôle crucial. Bien utilisées, elles vous permettent d’entrecroiser les informations au sujet des biens déjà vendus, de savoir à tout moment à quels prix du m2 les biens se vendent le mieux, quel pourcentage de baisse de prix il faut imaginer pour trouver acquéreur dans les délais fixés, etc.

Bref, si vous voulez pouvoir présenter une étude comparative solide à votre vendeur (dans le cadre d’un avis de valeur pro), vous ne pouvez compter que sur une data efficiente !

Pour conclure : bien se préparer à changer de logiciel immobilier, ce n’est pas seulement assouplir la problématique de la bonne migration des données. C’est aussi s’interroger sur la validité de ces données, choisir les informations les plus importantes, et repartir sur de nouvelles bases de travail.

Et si vous tenez vraiment à conserver des données anciennes de grande valeur (sentimentale), rien ne vous empêche de les garder sur une base de type Excel, à portée de main. Sans avoir à surcharger votre nouvel outil !

Vous voyez, migrer des données n’est plus un problème ! Ce projet de changement est d’actualité ? Parlons de votre projet, contactez notre équipe big data.

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David LUNA

Une carrière commencée dans l’immobilier, plus exactement dans la maison individuelle qui s’est transformée en passion pour la communication locale et plus particulièrement pour celle de l'immobilier pendant plus de 20 ans. Mon intérêt pour l’immobilier et ma passion personnelle des nouvelles technologies m’ ont amené à rejoindre Facilogi, une agence digitale dédiée aux professionnels de l'immobilier.

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